Privacy policy

§ 1 Verantwortlicher

Die Bestellung eines Datenschutzbeauftragten ist nach Art. 37 DSGVO nicht erforderlich. Für alle datenschutzrechtlichen Anliegen wenden Sie sich bitte an die oben genannte E-Mail-Adresse.

§ 2 Geltungsbereich

Diese Datenschutzerklärung gilt für die Nutzung des Webdienstes NeKo Check unter der Domain neko-check.de, einschließlich der Registrierung, der Dokumentenanalyse, der Zahlungsabwicklung und aller damit verbundenen Funktionen.

§ 3 Arten der erhobenen Daten

3.1 Kontodaten

Bei der Registrierung erheben wir:

• Vorname und Nachname
• E-Mail-Adresse
• Passwort (verschlüsselt gespeichert)

3.2 Abrechnungsdokumente

Zur Durchführung der Analyse laden Sie Ihre Nebenkostenabrechnung als PDF oder Foto hoch. Diese Dokumente können personenbezogene Daten enthalten, insbesondere:

• Name und Anschrift des Mieters
• Name und Anschrift des Vermieters
• Abrechnungsbeträge und Kostenaufstellungen
• Abrechnungszeitraum und Mietobjektdaten

3.3 Zahlungsdaten

Bei der Bezahlung werden folgende Daten an unseren Zahlungsdienstleister übermittelt (siehe § 6):

• Name des Zahlungspflichtigen
• Zahlungsmethode (Kreditkarte, PayPal, SEPA)
• Transaktionsdaten (Betrag, Zeitpunkt, Referenznummer)

Kreditkartennummern und Bankverbindungen werden nicht auf unseren Servern gespeichert, sondern ausschließlich vom Zahlungsdienstleister verarbeitet.

3.4 Nutzungsdaten

Zur datensparsamen Reichweiten- und Funnel-Messung verarbeiten wir:

• Aufgerufene Seitentypen ohne Suchparameter, Fall-, Nutzer-, Dokument- oder Token-Kennungen
• Fest freigegebene Funnel-Ereignisse mit groben, vorgegebenen Eigenschaften
• Browsertyp, Betriebssystem und Land, serverseitig aus den automatisch übermittelten Verbindungsdaten abgeleitet
• Eine täglich wechselnde Kennung aus IP-Adresse und User-Agent; die IP-Adresse selbst wird nicht gespeichert

Wir erheben weder Referrer noch Verweildauer. Die Verarbeitung erfolgt über das selbst betriebene Plausible Analytics (siehe § 8).

3.5 Kommunikationsdaten

Bei der Nutzung des Dienstes versenden wir transaktionale E-Mails an Ihre registrierte E-Mail-Adresse:

• Bestätigungscode bei Registrierung
• Auftragsbestätigung nach Zahlung
• Benachrichtigung bei Fertigstellung des Prüfberichts
• Erinnerungen an Widerspruchsfristen (sofern aktiviert)

§ 4 Verarbeitungszwecke und Rechtsgrundlagen

4.1 Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO)

• Erstellung und Verwaltung Ihres Benutzerkontos
• Durchführung der Nebenkostenanalyse einschließlich KI-gestützter Verarbeitung
• Erstellung und Bereitstellung des Prüfberichts
• Zahlungsabwicklung
• Versand transaktionaler E-Mails

4.2 Berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO)

• Datensparsame Reichweiten- und Funnel-Messung zur Erkennung von Nutzungshürden und Verbesserung des Dienstes
• Erkennung und Abwehr von Missbrauch und technischen Störungen
• Gewährleistung der IT-Sicherheit

4.3 Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO)

• Freiwillige Nutzung anonymisierter Dokumente zur Verbesserung der Analysealgorithmen (jederzeit widerrufbar)
• Speicherung des Mietvertrags im Benutzerkonto für zukünftige Prüfungen (jederzeit widerrufbar)

4.4 Gesetzliche Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO)

• Aufbewahrung von Abrechnungsdaten gemäß § 147 AO und § 257 HGB

§ 5 KI-gestützte Verarbeitung

5.1 Texterkennung (OCR)

Hochgeladene Dokumente (PDF, Fotos) werden mittels Mistral AI (Mistral AI SAS, Frankreich) in maschinenlesbaren Text umgewandelt. Die Verarbeitung erfolgt über die Mistral-API. Übermittelt werden die Dokumentinhalte; diese können die in § 3.2 genannten personenbezogenen Daten enthalten.

5.2 Dokumentenanalyse

Der extrahierte Text wird anschließend durch deterministische Prüfregeln und, bei mehrdeutigen Positionen, durch ein Mistral-Sprachmodell ausgewertet. Die Verarbeitung dient der Erkennung möglicher formeller, rechnerischer und inhaltlicher Auffälligkeiten; die Ergebnisse werden mit ihrer Herkunft als deterministisch oder KI-gestützt gekennzeichnet.

5.3 Keine automatisierte Einzelentscheidung

Die KI-gestützte Analyse dient ausschließlich als Orientierungshilfe. Es findet keine automatisierte Entscheidung im Sinne des Art. 22 DSGVO statt, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfaltet oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigt. Gemäß unseren AGB (§ 9 Abs. 2) haben Sie jederzeit das Recht, eine Überprüfung der automatisiert generierten Ergebnisse durch einen Mitarbeiter zu verlangen (Art. 22 Abs. 3 DSGVO). Hierzu genügt eine formlose Mitteilung an info@aquilo-solutions.com.

5.4 Datenminimierung

Wir übermitteln an Mistral ausschließlich den zur Texterkennung, strukturierten Extraktion und Prüfung erforderlichen Dokumenteninhalt. Kontodaten aus Ihrem Benutzerprofil, insbesondere Ihre Login-E-Mail-Adresse, werden nicht als gesonderte Profildaten an den KI-Anbieter übermittelt. Personenbezogene Angaben, die im hochgeladenen Dokument selbst stehen, sind Bestandteil des Dokumenteninhalts.

§ 6 Empfänger und Datenweitergabe

Wir geben Ihre Daten nur weiter, soweit dies zur Vertragserfüllung oder auf Grundlage einer Rechtsgrundlage nach Art. 6 DSGVO erforderlich ist. Mit Auftragsverarbeitern bestehen Verträge gemäß Art. 28 DSGVO.

6.1 Hetzner Online GmbH (Hosting)

6.2 Mollie B.V. (Zahlungsabwicklung — eigenverantwortlich)

6.3 Mistral AI SAS (Texterkennung und Analyse)

6.4 Strato AG (E-Mail-Versand)

6.5 Keine Datenweitergabe an Dritte

Ein Verkauf oder eine sonstige Weitergabe Ihrer Daten an Dritte zu Werbe- oder Marketingzwecken findet nicht statt.

§ 7 Datenspeicherung und Löschfristen

7.1 Kontodaten

Ihre Kontodaten (Name, E-Mail) werden für die Dauer Ihres Benutzerkontos gespeichert. Nach Löschung des Kontos werden alle Kontodaten unter Beachtung der handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen (§ 257 HGB, § 147 AO) gelöscht.

7.2 Dokumente und Prüfberichte

Hochgeladene Nebenkostenabrechnungen, Belege und erstellte Prüfberichte werden innerhalb von 730 Tagen (2 Jahre) nach Bereitstellung des Prüfberichts automatisch gelöscht, sofern Sie diese nicht zuvor manuell löschen. Die Aufbewahrungsfrist trägt der gesetzlichen Gewährleistungspflicht für digitale Produkte (§ 327j BGB) Rechnung.

7.3 Abrechnungsdaten

Zahlungsbezogene Daten werden gemäß der steuerlichen Aufbewahrungspflicht (§ 147 AO) für 10 Jahre aufbewahrt.

7.4 Manuelles Löschen

Sie können einzelne Prüfberichte oder Ihr gesamtes Benutzerkonto jederzeit über die Kontoeinstellungen löschen.

§ 8 Cookies und Tracking

8.1 Technisch notwendige Cookies

Ohne Einwilligung verwenden wir ausschließlich technisch notwendige Cookies und lokalen Browserspeicher:

• neko_session: Speichert Ihre Anmeldesitzung. Wird bei Abmeldung bzw. spätestens nach Ablauf der Sitzung gelöscht.
• neko_check_locale: Speichert die gewählte Sprache für bis zu ein Jahr.
• Lokaler Speicher: Speichert die Darstellung (hell/dunkel) und einen noch nicht abgesendeten Check-Entwurf ausschließlich in Ihrem Browser. Der Entwurf wird nach Abschluss entfernt.

8.2 Plausible Analytics

Wir setzen Plausible Analytics zur datensparsamen Reichweiten- und Funnel-Messung ein. Plausible betreiben wir auf unserer eigenen Infrastruktur in Deutschland. Der Analyseclient verwendet keine Cookies oder Browserspeicher, übermittelt keine Zugangsdaten oder Referrer, entfernt Suchparameter und Kennungen aus URLs und akzeptiert nur fest freigegebene Ereignisse und Eigenschaften.

8.3 Keine Drittanbieter-Cookies

Es werden keine Cookies von Drittanbietern (Werbung, Social Media, externe Analysetools) gesetzt.

§ 9 Ihre Rechte

Ihnen stehen gemäß DSGVO folgende Rechte zu:

• Auskunftsrecht (Art. 15 DSGVO): Sie können eine Bestätigung darüber verlangen, ob und welche personenbezogenen Daten wir über Sie verarbeiten.
• Berichtigungsrecht (Art. 16 DSGVO): Sie können die Berichtigung unrichtiger Daten verlangen.
• Löschungsrecht (Art. 17 DSGVO): Sie können die Löschung Ihrer Daten verlangen, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO): Sie können unter bestimmten Voraussetzungen die Einschränkung der Verarbeitung verlangen.
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO): Sie können Ihre Daten in einem gängigen, maschinenlesbaren Format (JSON) erhalten.
• Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO): Sie können der Verarbeitung auf Grundlage berechtigter Interessen jederzeit widersprechen.
• Widerruf der Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO): Erteilte Einwilligungen können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an: info@aquilo-solutions.com

Beschwerderecht

Sie haben das Recht, sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren. Zuständige Aufsichtsbehörde ist:

§ 10 Internationale Datenübermittlungen

Die Verarbeitung Ihrer Daten erfolgt grundsätzlich innerhalb der Europäischen Union:

• Hosting: Hetzner, Falkenstein, Deutschland
• OCR und KI-Analyse: Mistral AI, Paris, Frankreich
• Zahlungen: Mollie, Amsterdam, Niederlande

Eine Übermittlung der Dokumentanalyse an AWS Bedrock oder Anthropic findet in der aktuellen technischen Umsetzung nicht statt.

§ 11 Sicherheitsmaßnahmen

Wir setzen technische und organisatorische Maßnahmen gemäß Art. 32 DSGVO ein, um Ihre Daten zu schützen. Dazu gehören insbesondere:

• Verschlüsselte Datenübertragung (TLS/HTTPS)
• Verschlüsselte Datenspeicherung (LUKS-Festplattenverschlüsselung)
• Zugriffskontrolle und Authentifizierung
• Regelmäßige Sicherheitsupdates und Schwachstellenscans
• Netzwerksegmentierung und Firewall-Regeln

Im Falle einer Datenschutzverletzung informieren wir die zuständige Aufsichtsbehörde innerhalb von 72 Stunden (Art. 33 DSGVO) und Sie als Betroffenen unverzüglich (Art. 34 DSGVO), sofern ein hohes Risiko für Ihre Rechte besteht.

§ 12 Datenschutz für Kinder

NeKo Check richtet sich nicht an Personen unter 16 Jahren. Wir erheben wissentlich keine Daten von Kindern. Sollten wir feststellen, dass ein Kind unter 16 Jahren ein Konto erstellt hat, werden wir das Konto und die zugehörigen Daten unverzüglich löschen.

§ 13 Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung bei Bedarf anzupassen, um sie an geänderte Rechtslagen oder bei Änderungen des Dienstes anzupassen. Die aktuelle Version finden Sie stets auf dieser Seite. Bei wesentlichen Änderungen informieren wir registrierte Nutzer per E-Mail.

§ 14 Kontakt

Bei Fragen zum Datenschutz oder zur Ausübung Ihrer Rechte erreichen Sie uns unter: