Actualización: 24 de octubre de 2026
§ 1 Responsable
No es obligatorio designar un delegado de protección de datos según el art. 37 del RGPD (DSGVO / Datenschutz-Grundverordnung). Para cualquier cuestión de protección de datos, escríbenos a la dirección de correo de arriba.
§ 2 Ámbito de aplicación
Esta política de privacidad se aplica al uso del servicio web NeKo Check en el dominio neko-check.de, incluida la creación de la cuenta, el análisis de documentos, el pago y todas las funciones relacionadas.
§ 3 Categorías de datos recogidos
3.1 Datos de la cuenta
Cuando te registras, recogemos:
- Nombre y apellidos
- Dirección de correo electrónico
- Credenciales de acceso en nuestro servicio central de acceso (las contraseñas se almacenan como valores hash)
El acceso se realiza mediante nuestro servicio central de acceso. En Aquilo-Konto gestionas tu contraseña, los métodos de doble factor, las claves de acceso, la dirección de correo y las sesiones. NeKo recibe tu identidad verificada y los datos necesarios para tu perfil, pero no las contraseñas ni los secretos de doble factor.
3.2 Documentos de liquidación
Para hacer el análisis, subes tu liquidación de gastos adicionales (Nebenkostenabrechnung) en PDF o en foto. Esos documentos pueden contener datos personales, en particular:
- Nombre y dirección del inquilino
- Nombre y dirección del arrendador
- Importes liquidados y desgloses de costes
- Periodo de liquidación y datos de la vivienda
3.3 Datos de pago
Al pagar, se transmiten los siguientes datos a nuestro proveedor de servicios de pago (véase el § 6):
- Nombre de quien paga
- Medio de pago (tarjeta de crédito, PayPal, SEPA)
- Datos de la transacción (importe, momento, número de referencia)
Los números de tarjeta y los datos bancarios no se guardan en nuestros servidores. Los trata exclusivamente el proveedor de servicios de pago.
3.4 Datos de uso
Para medir el alcance y el embudo de forma minimizada, tratamos:
- Tipos de página visitados, sin parámetros de búsqueda ni identificadores de caso, de usuario, de documento o de token
- Eventos del embudo expresamente permitidos, con propiedades generales y predefinidas
- Tipo de navegador, sistema operativo y país, deducidos en el servidor a partir de los datos de conexión transmitidos automáticamente
- Un identificador que cambia cada día, obtenido a partir de la dirección IP y del agente de usuario; la propia dirección IP no se almacena
No recogemos ni el referente ni el tiempo de permanencia. El tratamiento se hace con Plausible Analytics, que operamos nosotros (véase el § 8).
3.5 Datos de comunicación
Cuando usas el servicio, enviamos correos transaccionales a tu dirección de correo registrada:
- Código de confirmación al registrarte
- Confirmación del pedido tras el pago
- Aviso cuando el informe de revisión está listo
- Recordatorios de los plazos de objeción (si están activados)
§ 4 Finalidades y bases jurídicas
4.1 Ejecución del contrato (art. 6, apdo. 1, letra b, del RGPD (DSGVO / Datenschutz-Grundverordnung))
- Crear y administrar tu cuenta de usuario
- Realizar el análisis de los gastos adicionales, incluido el tratamiento asistido por IA
- Elaborar y poner a disposición el informe de revisión
- Procesar el pago
- Enviar correos transaccionales
4.2 Interés legítimo (art. 6, apdo. 1, letra f, del RGPD / DSGVO)
- Medición minimizada del alcance y del embudo para detectar obstáculos de uso y mejorar el servicio
- Detectar y evitar abusos y fallos técnicos
- Garantizar la seguridad informática
4.3 Consentimiento (art. 6, apdo. 1, letra a, del RGPD / DSGVO)
- Uso voluntario de documentos anonimizados para mejorar los algoritmos de análisis (se puede revocar en cualquier momento)
- Conservación del contrato de alquiler en la cuenta de usuario para revisiones futuras (se puede revocar en cualquier momento)
4.4 Obligación legal (art. 6, apdo. 1, letra c, del RGPD / DSGVO)
- Conservación de los datos de facturación conforme al § 147 del Código tributario alemán (AO) y al § 257 del Código de comercio alemán (HGB)
§ 5 Tratamiento asistido por IA
5.1 Reconocimiento de texto (OCR)
Los documentos subidos (PDF, fotos) se convierten en texto legible por máquina mediante Mistral AI (Mistral AI SAS, Francia). El tratamiento se hace a través de la API de Mistral. Se transmite el contenido de los documentos; puede incluir los datos personales citados en el § 3.2.
5.2 Análisis de documentos
El texto extraído se evalúa después con reglas de revisión deterministas y, en las partidas ambiguas, con un modelo de lenguaje de Mistral. El tratamiento sirve para detectar posibles irregularidades formales, de cálculo y de contenido. Los resultados se marcan, según su origen, como deterministas o asistidos por IA.
5.3 No hay decisión individual automatizada
El análisis asistido por IA sirve únicamente como orientación. No hay una decisión automatizada en el sentido del art. 22 del RGPD (DSGVO / Datenschutz-Grundverordnung) que produzca efectos jurídicos sobre ti o te afecte de forma similar y significativa. Conforme a nuestras AGB (Allgemeine Geschäftsbedingungen, condiciones generales) (§ 9, apdo. 2), tienes derecho en cualquier momento a exigir que un miembro del personal revise los resultados generados de forma automatizada (art. 22, apdo. 3, del RGPD / DSGVO). Basta un aviso informal a info@aquilo-solutions.com.
5.4 Minimización de datos
A Mistral solo le transmitimos el contenido del documento necesario para el reconocimiento de texto, la extracción estructurada y la revisión. Los datos de la cuenta de tu perfil de usuario, en particular tu correo de acceso, no se transmiten al proveedor de IA como datos de perfil separados. Los datos personales que figuran en el propio documento subido forman parte del contenido del documento.
§ 6 Destinatarios y cesión de datos
Solo cedemos tus datos cuando es necesario para ejecutar el contrato o existe una base jurídica del art. 6 del RGPD (DSGVO / Datenschutz-Grundverordnung). Con los encargados del tratamiento hay contratos conforme al art. 28 del RGPD (DSGVO).
6.1 Hetzner Online GmbH (alojamiento)
6.2 Mollie B.V. (pagos — responsable independiente)
6.3 Mistral AI SAS (reconocimiento de texto y análisis)
6.4 Strato AG (envío de correo)
6.5 Sin cesión a terceros
Tus datos no se venden ni se ceden de otro modo a terceros con fines publicitarios o de marketing.
6.6 Facturación y archivo contable
Para emitir facturas y abonos usamos nuestros servicios internos payment-service y ERPNext en Alemania. Los documentos se conservan en nuestro archivo GoBD de Hetzner en Helsinki, Finlandia. NeKo almacena los datos de factura necesarios para vincular y recuperar los documentos archivados, y los ofrece para su descarga y envío por correo electrónico.
§ 7 Conservación y plazos de supresión
7.1 Datos de la cuenta
Tus datos de cuenta (nombre, correo) se conservan mientras exista tu cuenta. La supresión elimina los datos de la cuenta de NeKo; los documentos sujetos a conservación legal permanecen durante el plazo aplicable. Al finalizar la supresión de la cuenta compartida, Aquilo-Konto elimina los identificadores directos de cuenta, el correo y los tokens de acceso. Se conservan referencias limitadas de identidad mediante hash y pruebas de la supresión durante tres años naturales completos posteriores al año de finalización en UTC y después se eliminan, para demostrar la tramitación correcta y defender reclamaciones (art. 6.1.f RGPD). Las entradas anteriores del registro de eventos del servicio central de acceso Zitadel, incluidos el correo y el nombre, permanecen almacenadas. Solo los administradores pueden acceder a ellas por motivos de seguridad y prueba; actualmente no existe un plazo automático de supresión para este registro. Consulta también la política de privacidad central.
7.2 Documentos e informes de revisión
Las liquidaciones de gastos adicionales subidas, los justificantes y los informes de revisión generados se suprimen automáticamente en un plazo de 730 días (2 años) desde la puesta a disposición del informe de revisión, salvo que los borres antes de forma manual. El plazo de conservación responde al deber legal de garantía de los productos digitales (§ 327j BGB).
7.3 Datos de facturación
Las facturas y los abonos se conservan conforme al § 14b UStG durante ocho años naturales completos después del año de expedición. Los demás documentos sujetos a conservación siguen los plazos mercantiles y fiscales que les correspondan. Se mantienen las prórrogas exigidas por la ley. Los documentos ya archivados conservan los plazos inmutables fijados en el momento de su archivo.
7.4 Borrado manual
Puedes borrar informes concretos y tus datos de NeKo desde los ajustes de la cuenta de NeKo. Tu cuenta compartida de Aquilo se suprime en Aquilo-Konto. Primero se desactiva el acceso y se solicita la supresión a los productos conectados. Los documentos sujetos a conservación legal se mantienen durante el plazo aplicable; se te informa de estas excepciones.
§ 9 Tus derechos
Conforme al RGPD (DSGVO / Datenschutz-Grundverordnung) tienes estos derechos:
- Derecho de acceso (art. 15 del RGPD / DSGVO): Puedes pedir confirmación de si tratamos datos personales tuyos y de cuáles.
- Derecho de rectificación (art. 16 del RGPD / DSGVO): Puedes pedir que se corrijan los datos inexactos.
- Derecho de supresión (art. 17 del RGPD / DSGVO): Puedes pedir que se supriman tus datos, salvo que se oponga un deber legal de conservación.
- Limitación del tratamiento (art. 18 del RGPD / DSGVO): En determinados casos puedes pedir que se limite el tratamiento.
- Portabilidad (art. 20 del RGPD / DSGVO): Puedes recibir tus datos en un formato habitual y legible por máquina (JSON).
- Derecho de oposición (art. 21 del RGPD / DSGVO): Puedes oponerte en cualquier momento al tratamiento basado en intereses legítimos.
- Revocación del consentimiento (art. 7, apdo. 3, del RGPD / DSGVO): Puedes revocar en cualquier momento, con efectos para el futuro, los consentimientos que hayas dado.
Para ejercer tus derechos, escríbenos a: info@aquilo-solutions.com
Derecho de reclamación
Tienes derecho a presentar una reclamación ante una autoridad de control. La autoridad de control competente es:
§ 10 Transferencias internacionales de datos
En principio, tus datos se tratan dentro de la Unión Europea:
- Alojamiento: Hetzner, Falkenstein, Alemania
- OCR y análisis con IA: Mistral AI, París, Francia
- Pagos: Mollie, Ámsterdam, Países Bajos
En la implementación técnica actual, el análisis de documentos no se transmite a AWS Bedrock ni a Anthropic.
§ 11 Medidas de seguridad
Aplicamos medidas técnicas y organizativas conforme al art. 32 del RGPD (DSGVO / Datenschutz-Grundverordnung) para proteger tus datos. Entre ellas están, en particular:
- Transmisión cifrada de los datos (TLS/HTTPS)
- Almacenamiento cifrado (cifrado de disco LUKS)
- Control de acceso y autenticación
- Actualizaciones de seguridad y análisis de vulnerabilidades periódicos
- Segmentación de red y reglas de cortafuegos
Si se produce una violación de la seguridad de los datos personales, informamos a la autoridad de control competente en un plazo de 72 horas (art. 33 del RGPD / DSGVO) y a ti, como persona afectada, sin dilación indebida (art. 34 del RGPD / DSGVO) cuando exista un alto riesgo para tus derechos.
§ 12 Protección de datos de menores
NeKo Check no se dirige a personas menores de 16 años. No recogemos datos de menores a sabiendas. Si comprobamos que un menor de 16 años ha creado una cuenta, suprimiremos la cuenta y los datos asociados sin dilación indebida.
§ 13 Cambios de esta política de privacidad
Nos reservamos el derecho de adaptar esta política de privacidad cuando sea necesario, para reflejar un cambio de la situación jurídica o un cambio del servicio. La versión vigente está siempre en esta página. Si el cambio es sustancial, informamos por correo electrónico a las personas usuarias registradas.
§ 14 Contacto
Si tienes preguntas sobre la protección de datos o sobre cómo ejercer tus derechos, puedes escribirnos a: